La mise en conformité avec le RGPD représente un chantier d’envergure pour les entreprises. Il s’agit de mobiliser le temps et les compétences nécessaires, pour identifier et mettre en place les actions adaptées d’une part, en assurer le suivi d’autre part. Les enjeux sont considérables.
L’entreprise doit respecter les dispositions du RGPD pour éviter les sanctions, qui peuvent aller du simple avertissement jusqu’à une amende de 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial en cas de non-respect de l’obligation de consentement.
Au-delà de cet enjeu financier, un enjeu commercial : en faisant preuve d’exemplarité dans le traitement des données personnelles, l’entreprise instaure un haut niveau de confiance avec ses prospects et clients. Elle peut utiliser sereinement les données personnelles dans un objectif marketing.
Dans ce contexte, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer (DPO) devient rapidement une évidence. Découvrez, à travers l’étendue des missions de cet expert dûment formé, les 10 bonnes raisons d’engager un DPO.
1. Faire un état des lieux de la conformité de l’entreprise au RGPD
A chaque entreprise ses spécificités liées à son secteur d’activité. La nature des données personnelles stockées, les finalités de la collecte, la durée de conservation et les modalités d’exploitation diffèrent, les mesures de mise en conformité à mettre en œuvre également. Le DPO rassemble les informations, pour définir le périmètre d’action de la mise en conformité. Vous êtes assuré de mettre en œuvre les actions nécessaires.
2. Assurer la veille réglementaire
Fort de son expertise en droit, le DPO se tient à jour des évolutions légales et réglementaires, et en comprend précisément les enjeux. Cette compétence du DPO vous permet d’être continuellement en conformité avec vos obligations.
3. Cartographier les traitements de données
Chaque traitement de données doit être parfaitement organisé, de manière à fluidifier leur utilisation tout en veillant au respect des droits des personnes. Le DPO cartographie les traitements pour disposer d’une vision claire sur l’ensemble des données personnelles, afin de les manier plus efficacement et précautionneusement.
4. Prioriser les actions
Devant l’ampleur de la tâche, prioriser les actions à mener permet à l’entreprise de se mettre plus rapidement en conformité avec le RGPD. Dûment formé, le DPO connaît les actions prioritaires à mettre en œuvre pour ne pas risquer de sanctions.
5. Assurer la gestion des risques
Le RGPD est un texte complexe. La connaissance accrue du DPO en la matière lui permet d’identifier les risques majeurs au moment de la mise en conformité. Une fois les risques identifiés, il veille au parfait respect des droits des personnes, pour éviter les réclamations.
6. Orchestrer les procédures en interne
La mise en conformité avec le RGPD requiert l’action collective de différents acteurs de l’entreprise. Le DPO joue le rôle de chef d’orchestre pour coordonner les procédures et les rendre plus efficaces.
7. Conserver les preuves de la conformité
L’entreprise a tout intérêt à documenter l’ensemble des mesures prises pour la mise en conformité avec le RGPD. Ce faisant, elle se défend efficacement en cas de contrôle ou de réclamation. Le DPO prend en charge cette tâche, et rassemble toutes preuves utiles à l’entreprise.
8. Structurer et animer le réseau en interne
Dans le cadre de leur action collective, les différents collaborateurs concernés doivent être mis en relation. Le DPO structure le réseau à cet effet, il identifie les personnes relais.
9. Structurer et animer le réseau en externe
Le DPO assure également la communication interprofessionnelle, pour tirer parti des retours d’expérience et mettre en œuvre les bonnes pratiques dans l’entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire de se rapprocher des DPO du même secteur d’activité ou d’une même zone géographique.
10. Sensibiliser les collaborateurs
Toujours à jour des textes et de l’esprit de la loi, le DPO communique en interne de manière à impliquer la collectivité des collaborateurs dans la mise en conformité avec le RGPD.
Conclusion : pourquoi recruter un Data Protection Officer ?
Obligatoire ou non, la désignation d’un DPO en entreprise s’avère indispensable. Le data protection management -ou gestion de la protection des données- requiert des compétences et des connaissances particulières, pour lesquelles il faut avoir été formé. De la mise en place au suivi des actions, cet expert est compétent pour prendre en charge la mission de mise en conformité continue, au gré des évolutions réglementaires et des usages du numérique.
