Responsable « Inscriptions » (F/H)

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Institut Mines-Télécom Business School est une Grande école de commerce fondée en 1979, internationalement reconnue et accréditée AACSB. C’est l’école de commerce du plus grand groupe d’écoles d’ingénieurs de France : l’IMT. L’école propose des formations allant de bac + 3 (Bachelor, recrutement post bac) au doctorat, en passant par de nombreux programmes de niveau bac +5, dont son programme phare, le Programme Grande Ecole (PGE). Tournée vers l’avenir, l’école s’efforce de renouveler continuellement ses programmes pour proposer aux (futurs) étudiants des formations utiles dans un monde qui change. L’école partage son campus avec l’école d’ingénieur Télécom SudParis, reconnue pour son excellence dans le numérique. Le campus d’Evry est situé à 30 minutes de Paris (40 minutes en RER) et offre une expérience de vie proche de celle d’un campus américain : un campus sécurisé de 6 hectares, au cœur de la ville, où les étudiants vivent, sont hébergés, travaillent, font du sport, participent à des activés associatives… et construisent leur vie de demain. Plus de 6 000 diplômés forment le réseau qui fait fait la force et la réputation de l’école. Vous voulez en apprendre davantage ou candidater ?

Plus d’informations sur www.imt-bs.eu

Date de mise à jour : avril 2020

 

Intitulé du poste : Responsable « Inscriptions » (F/H)

 

Localisation : Evry

 

Entité/service : Institut Mines-Télécom Business School / Service Admissions, Inscriptions et Scolarités (AIS)

 

Poste du supérieur hiérarchique : Responsable du pôle Admissions, Inscriptions et Scolarités

 

Catégories ou métiers des agents pouvant postuler : II

 

Catégorie et métier du poste : II – G

Catégorie dans la fonction publique : A

* Gérer des inscriptions administratives des étudiants français et internationaux et de tous les programmes de « IMT-BS »
* Assurer l’accueil et le suivi des étudiants (administratif, social, SI…)
* Gérer les différentes aides financières pour les étudiants
* Assurer le management de l’équipe « inscriptions »

1/ Gestion des Inscriptions (étudiants français et étrangers)

– S’assurer de la bonne gestion des inscriptions et réinscriptions des étudiants dans les différents programmes proposés par IMT-BS en conformité avec les règlements, textes et calendrier académique en vigueur
– S’assurer de la mise en conformité des droits et frais de scolarité selon les décisions des instances (instructions annuelles, jurys des études, …)
– Contribuer à la définition, à l’évolution et optimisation des processus d’inscriptions, (inscriptions en ligne, …), en assurer la mise en application
– S’assurer de l’organisation matérielle des rentrées scolaires et accueil des étudiants : inscriptions administratives des étudiants, badges,…

2/ Accueil et suivi des étudiants

– Assurer un suivi et les relances des formalités administratives et financières des étudiants (en lien avec le régisseur et/ou le service financier)
– Contribuer à un accompagnement social régulier en lien avec l’infirmière ou l’assistante sociale du campus
– S’assurer de la mise à jour des informations destinées aux étudiants : supports, portail SI étudiants, …

3/ Gestion et traitement des demandes d’aides financières des étudiants

– Instruire les dossiers d’aides financières diverses dans le respect des instructions annuelles, (étude, chiffrage…) en maitrisant les échéances
– Etre le référent auprès du Crous pour le traitement des bourses sur critères sociaux
– Contribuer à la définition et à l’évolution des processus de gestion des bourses d’études afin d’en optimiser l’efficacité, la fiabilité, l’équité et l’efficience, en assurer la mise en application

– Participer aux réunions d’attribution interne et externe
– Assurer le suivi des versements en lien avec le service financier

4/ Management du pôle Inscriptions

– Organiser et coordonner les activités de l’équipe, définir les priorités et les domaines d’action
– Etre force de proposition et d’amélioration en étant à l’écoute des collaborateurs et de l’organisation du service (procédures, outils, …)
– Proposer et assurer la mise en application des procédures de travail adaptées à l’évolution des activités
– Répartition des tâches en fonction des compétences et des charges de travail
– Accompagner les collaboratrices dans le traitement des dossiers

5/ Autres activités – Spécificités

– Assurer la production, l’analyse et la mise à jour d’indicateurs chiffrés
– Participer activement, en tant que force de proposition sur différents projets et activités du service AIS (Rentrées, concours, remise des diplômes, …) rythmant la vie de l’école
– Organiser les rentrées académiques décalées pour certaines formations
– Veiller à la mise à jour des documents « Moodle », Intranet, …
– Représenter la Responsable du Service AIS dans des manifestations, événements, en interne et/ou externe
– Contribuer aux processus d’accréditations de l’école

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 5 ou équivalent
  • Diplôme Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle de 4 ans minimum
  • Diplôme Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle de 6 ans minimum
  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle de 10 ans minimum

 

 Compétences, connaissances et expériences indispensables : 

  •  Maîtrise du Pack Office : excel, word, power point, tableur et base de données
  • Bonne connaissance du système éducatif français et international
  • Maîtrise de la communication écrite et orale en anglais

 

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Compétences rédactionnelles, gestion de projets

 

Capacités et aptitudes :

  • Qualités managériales
  • Confidentialité
  • Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
  • Sens de l’initiative, réactivité
  • Disponibilité
  • Diplomatie, capacité d’écoute, d’analyse et de conseil auprès des étudiants, et autres interlocuteurs en interne et en externe
  • Aptitude au travail en équipe
Informations importantes:
Merci de nous faire parvenir les éléments suivants:
 
  • un CV
  • une lettre de motivation
– Par mail: recrutements@imtbs-tsp.eu
ou
– Par courrier: Institut Mines-Télécom Business School – 9 rue Charles Fourier – 91011 EVRY cedex
 
Date de fin d’appel à candidature le 8 mai 2020.

Information du candidat sur le traitement des données personnelles : https://bit.ly/2TuyNFW